AutomateX übernimmt E-Mails, Bewerbungen, Rechnungen und Kundenanfragen – automatisch, zuverlässig, im Hintergrund. Ihr Team gewinnt 3–8 Stunden pro Woche zurück.
Montag, 08:14 Uhr – 3 neue E-Mails
Erledigt in 38 Sekunden
Ohne AutomateX: ca. 9–12 Minuten manuell
Jedes wachsende Unternehmen kennt diesen Punkt: Die Arbeit wächst schneller als das Team. Verwaltungsaufwand explodiert. Die wichtigen Dinge bleiben liegen.
50, 80, manchmal über 100 E-Mails täglich. Anfragen, Spam, Rechnungen, Beschwerden – alles gemischt. Wichtige Nachrichten gehen unter. Kunden warten tagelang auf Antwort.
⏱ Ø 90 Min. täglich verloren30 Bewerbungen in 2 Wochen – niemand hat Zeit, alle zu lesen. Gute Kandidaten warten zu lange, springen ab und nehmen ein anderes Angebot an. Stellen bleiben Monate unbesetzt.
⏱ Ø 3 Std. pro offene StelleRechnungen per E-Mail, Lieferscheine als PDF, Verträge als Anhang. Alles muss manuell geöffnet, gelesen, zugeordnet und übertragen werden. Fehler passieren täglich.
⏱ Ø 45 Min. täglich verloren„Was kosten Sie?" – „Haben Sie noch Termine?" – „Wie ist der Lieferstatus?" Ihr Team beantwortet dieselben Standardfragen wieder und wieder. Jede Stunde, jeden Tag.
⏱ Ø 60 Min. täglich verlorenIhr bester Elektriker beantwortet E-Mails statt zu installieren. Ihre Maklerin tippt Bestätigungen statt zu verkaufen. Sie zahlen Fachleute für Aufgaben, die ein System erledigen könnte.
⏱ 20–30% der Arbeitszeit = OverheadEin übersehener Notfall. Eine vergessene Frist. Eine doppelt bezahlte Rechnung. Manuelle Prozesse erzeugen Fehler, Fehler erzeugen Nacharbeit, Nacharbeit kostet Geld – und Nerven.
⏱ Jeder Fehler kostet doppeltFazit: Ein 5-köpfiges Team verliert jede Woche bis zu 30+ Stunden Verwaltungsarbeit. Das sind 1.500+ Stunden pro Jahr – oder fast einer ganzen Vollzeit-Stelle, die ausschließlich für Aufgaben eingesetzt wird, die AutomateX übernehmen kann.
AutomateX ist kein Chatbot. Es ist ein digitaler Assistent, der Ihre eingehenden Informationen liest, versteht und vorbereitet – damit Ihr Team nur noch das tut, was wirklich Ihr Urteil braucht.
E-Mails, PDFs, Bewerbungen und Anfragen laufen weiterhin in Ihren gewohnten Kanälen ein. AutomateX liest mit – ohne Ihre Abläufe zu verändern.
Ist das dringend? Wer braucht eine Antwort? Was ist Spam? Was ist ein Lead? AutomateX erkennt Kontext und Priorität in Sekunden – nicht nach Stichwörtern, sondern nach Inhalt.
Passende Antworten werden fertig formuliert. Rechnungsdaten extrahiert. Bewerbungen bewertet. Alles liegt bereit – Ihr Team prüft und gibt frei.
Klare Tagesübersicht: Was ist wichtig, was ist vorbereitet, was muss entschieden werden. Klick – fertig. Keine endlosen Inbox-Scrolls mehr.
Ohne AutomateX – ein typischer Morgen
Mit AutomateX – derselbe Morgen
Vier reale Szenarien – so verarbeitet AutomateX Ihre eingehenden Daten, Schritt für Schritt.
Jeder AutomateX-Assistent löst ein konkretes Problem in Ihrem Arbeitsalltag. Starten Sie mit dem, das Ihnen die meiste Zeit kostet.
AutomateX liest jeden eingehenden E-Mail, erkennt Priorität, Absicht und Kategorie – und bereitet eine passende Antwort vor. Ihr Team sieht morgens eine klare Tagesübersicht statt einer überquellenden Inbox.
AutomateX liest jeden Lebenslauf und jedes Anschreiben, prüft sie gegen Ihr Anforderungsprofil und erstellt eine sortierte Shortlist mit Begründung. Einladungen werden automatisch vorbereitet.
AutomateX liest jedes eingehende PDF, extrahiert relevante Daten automatisch und leitet sie weiter – in Ihr Buchhaltungssystem, Ihr Archiv oder an den zuständigen Mitarbeiter.
AutomateX erkennt häufige Kundenanfragen und beantwortet sie automatisch in Ihrem Ton. Nur wirklich komplexe Fälle landen beim zuständigen Mitarbeiter – mit vollständigem Kontext.
Der Workflow Assistant verbindet Ihre bestehenden Tools und sorgt dafür, dass jeder Schritt in einem Prozess automatisch ausgelöst wird – Erinnerungen, Aufgaben, Weiterleitungen.
Kein Betrieb ist identisch. Wir analysieren, welche Prozesse bei Ihnen die meiste Zeit kosten – und entwickeln eine maßgeschneiderte Kombination, die wirklich passt.
Kostenlos analysieren lassen →Fünf typische Ausgangssituationen – und was danach anders war. Namen wurden anonymisiert.
Büromitarbeiterin verbrachte täglich 3 Stunden mit dem manuellen Sortieren von E-Mails. Notfälle wurden nicht priorisiert und gingen im Mix unter. Mehrfach pro Woche gingen Aufträge verloren, weil Rückmeldungen zu spät kamen. Kunden riefen ungeduldig an.
Mail Assistant + Workflow Assistant. Notfälle werden sofort erkannt und per SMS-Benachrichtigung an den zuständigen Monteur weitergeleitet. Kostenanfragen erhalten innerhalb von 2 Minuten eine automatische Bestätigung. Bürokraft prüft statt tippt.
Täglich 60–80 Interessentenanfragen per E-Mail. Alle wurden manuell beantwortet. Top-Leads wurden nicht priorisiert. Reaktionszeit: 6–24 Stunden. Interessenten sprangen ab.
Mail Assistant + PDF Assistant. Interessenten automatisch qualifiziert, sortiert, sofort mit personalisierten Antworten bedient. Besichtigungstermine automatisch koordiniert.
Drei Mitarbeiterinnen tippten täglich stundenlang Zahlen aus PDF-Belegen ab. Fehlerquote bei 8%. Kapazität für neue Mandate fehlte vollständig.
PDF Assistant. Alle eingehenden Belege werden automatisch gelesen und strukturiert weitergeleitet. Datev-Export mit einem Klick statt manuellem Abtippen.
Support-Team beantwortete täglich 120–180 Kundenanfragen. 75% davon: identische Standardfragen zu Lieferstatus, Retouren, Öffnungszeiten. 2 Vollzeitkräfte gebunden.
Support Assistant. Standardfragen in Sekunden automatisch beantwortet. Komplexe Fälle mit vollem Kontext eskaliert. Die 2 Mitarbeiter konnten für Wachstum eingesetzt werden.
60–80 Bewerbungen pro Stelle. Geschäftsführer las alle selbst. Einladungen und Absagen manuell. Gute Kandidaten bekamen Wochen keine Rückmeldung und nahmen andere Angebote an.
Recruiting Assistant. Alle Bewerbungen automatisch gescreent, bewertet und sortiert. Einladungen sofort versandt. Absagen automatisch und höflich. Shortlist in Minuten.
Geben Sie Ihre Zahlen ein – und sehen Sie sofort, was AutomateX für Ihren Betrieb bedeutet.
Wir analysieren Ihre echten Prozesse und entwickeln eine Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt. Keine generische Software, die Sie anpassen müssen – AutomateX passt sich Ihnen an.
Kein monatelanger Rollout, keine neue Infrastruktur. Wir richten AutomateX in Ihren bestehenden Abläufen ein – ohne Unterbrechung. Nach einem kurzen Setup-Gespräch läuft es.
Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Kein Zugriff durch Dritte, kein Datenaustausch mit US-Diensten. Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist selbstverständlich.
AutomateX handelt nie ohne Ihre Freigabe. Alles wird vorbereitet, Ihr Team entscheidet. Transparente Protokolle zeigen, was das System gemacht hat – immer nachvollziehbar.
Kein Ticket-System, kein anonymer Chat-Support. Sie haben einen persönlichen Berater, der Ihr Unternehmen kennt und innerhalb von 4 Stunden antwortet – per Telefon oder E-Mail.
Nach 30 Tagen zeigen wir Ihnen in konkreten Zahlen, wie viel Zeit und Geld AutomateX eingespart hat. Wir verdienen Ihr Vertrauen durch Ergebnisse – nicht durch Versprechen.
Ich war ehrlich gesagt skeptisch. Nach zwei Wochen wollte ich nicht mehr ohne. Wir sparen täglich fast 2 Stunden – das ist echtes Geld und echte Entlastung für mein Team.
Als Steuerberaterin war die Belegflut mein größtes Problem. Heute macht AutomateX 80% der Vorarbeit – mein Team kann sich endlich auf echte Beratung konzentrieren statt auf Dateneingabe.
Die Einrichtung dauerte einen halben Tag. Danach war alles einfacher. Ich empfehle es jedem Makler, der täglich mit Anfragen-Chaos kämpft. Die erste Woche war ein Augenöffner.
AutomateX ist ein digitaler Assistent, der Ihre eingehenden Informationen – E-Mails, PDFs, Bewerbungen, Kundenanfragen – liest, versteht, sortiert und für Ihr Team vorbereitet. Ihr Team prüft und entscheidet, AutomateX erledigt die Vorarbeit. So sparen Sie täglich Stunden Routinearbeit.
AutomateX funktioniert besonders gut für Handwerksbetriebe, Immobilienmakler, Steuerberater, Versicherungsbüros, Agenturen, Online-Shops und mittelständische Unternehmen. Kurz: Wenn Ihr Team täglich mehr als 1 Stunde mit E-Mails, Dokumenten oder Standardanfragen verbringt, lohnt sich AutomateX.
AutomateX lohnt sich ab 2–3 Mitarbeitern, die regelmäßig Verwaltungsaufgaben übernehmen. Auch Einzelunternehmer mit hohem E-Mail-Volumen oder vielen Dokumenten profitieren erheblich – weil jede eingesparte Stunde direkt mehr Kapazität für das Kerngeschäft bedeutet.
Nein. AutomateX ist ein Assistent, kein Ersatz. Ihr Team prüft und entscheidet weiterhin – es muss nur noch einen Bruchteil der Zeit dafür aufwenden. Die gewonnene Zeit kann für Kundenbetreuung, Akquise, Beratung oder Facharbeit eingesetzt werden. AutomateX macht Menschen produktiver, nicht überflüssig.
Ein E-Mail-Filter sortiert nach Stichwörtern. AutomateX versteht den Inhalt: Es erkennt Priorität, Absicht und Kategorie – und bereitet eine passende Reaktion vor. ChatGPT ist ein allgemeines Werkzeug, das Sie aktiv bedienen müssen. AutomateX ist ein eingerichtetes, spezialisiertes System, das automatisch im Hintergrund läuft – angebunden an Ihre echten Prozesse, angepasst an Ihr Unternehmen.
Die meisten Kunden berichten von spürbarer Entlastung ab dem ersten Tag. Volle Wirksamkeit in der Regel nach 1–2 Wochen, wenn das System Ihre spezifischen Muster und Anforderungen gelernt hat. Nach 30 Tagen zeigen wir Ihnen in konkreten Zahlen, was eingespart wurde.
Nein. Die Einrichtung übernehmen wir vollständig. Sie brauchen weder Programmierkenntnisse noch technisches Vorwissen. Nach dem Setup bedienen Sie das System über eine einfache Oberfläche – ohne Handbuch und ohne Schulungsaufwand von mehr als einer Stunde.
In der Regel 1–2 Werktage für die erste Automatisierung. Wir führen ein Setup-Gespräch (ca. 60 Min.), analysieren Ihre Prozesse, konfigurieren AutomateX und schulen Ihr Team in einer kurzen Session. Danach läuft alles. Weitere Assistenten können in der Folgewoche ergänzt werden.
AutomateX funktioniert mit allen gängigen E-Mail-Systemen: Microsoft Outlook, Microsoft 365, Gmail, Google Workspace, IONOS, Strato und allen IMAP-fähigen Anbietern. Teilen Sie uns mit, welches System Sie nutzen – wir passen uns an.
In vielen Fällen ja. AutomateX kann Daten an Systeme wie Datev, Lexware, Sevdesk, FastBill, Easybill und weitere übergeben. Auch CRM-Systeme, Kalender und Projektmanagement-Tools lassen sich anbinden. Im Erstgespräch klären wir die genauen Möglichkeiten anhand Ihrer Infrastruktur.
Nein. AutomateX ist vollständig cloudbasiert und erfordert keine Installation auf Ihren Geräten oder Ihrem Server. Sie benötigen nur einen modernen Browser. Das Dashboard ist auch vollständig für mobile Geräte optimiert.
Ja. AutomateX kann für mehrere Niederlassungen, Abteilungen oder E-Mail-Postfächer gleichzeitig eingerichtet werden. Jeder Bereich kann individuelle Einstellungen, Regeln und Vorlagen haben. Ideal für wachsende Betriebe mit mehreren Standorten.
Ja, vollständig. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Kein Datentransfer in Drittländer. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen ab. Die vollständige Datenschutzdokumentation erhalten Sie auf Anfrage.
AutomateX analysiert ausschließlich die E-Mail-Postfächer, die Sie explizit für die Automatisierung freigeben. Private Postfächer, nicht freigegebene Ordner und alle anderen Konten bleiben vollständig unberührt. Sie kontrollieren jederzeit, was das System sehen darf und was nicht.
Nur Sie und Ihr Team haben Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten. AutomateX-Mitarbeiter haben technisch keinen Lesezugriff auf Ihre Inhalte. Zugriffe werden protokolliert. Alle Vereinbarungen sind schriftlich in unserem AV-Vertrag geregelt.
Bei Kündigung werden alle Ihre Daten auf Ihren Wunsch vollständig und dauerhaft gelöscht. Sie erhalten auf Anfrage eine schriftliche Bestätigung der Löschung. Wir halten alle gesetzlichen Anforderungen der DSGVO zur Datenlöschung ein.
Wir nutzen standardisierte, verschlüsselte Schnittstellen (OAuth 2.0 / API-Keys mit minimalen Berechtigungen). Ihre Zugangsdaten werden niemals im Klartext gespeichert. Alle Verbindungen laufen über TLS-verschlüsselte Kanäle. Das entspricht dem gleichen Standard, den Sie von Ihrer Bank kennen.
Der Preis richtet sich nach dem Umfang der Lösung. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erstellen wir ein individuelles Angebot. Zur Orientierung: Einstiegslösungen beginnen bei 297 €/Monat. Die meisten unserer Kunden amortisieren die Kosten im ersten Monat durch eingesparte Arbeitszeit.
Ja. Für ausgewählte Betriebe bieten wir einen 7-tägigen kostenlosen Testlauf an. In dieser Zeit läuft AutomateX in Ihrem echten Arbeitsalltag – ohne Vertrag, ohne Risiko, ohne Kosten. Nach 7 Tagen entscheiden Sie gemeinsam mit uns, ob und wie Sie weitermachen.
Nein. Wir arbeiten mit monatlich kündbaren Verträgen. Keine Bindungen, keine Strafen bei Kündigung. Wir verdienen Ihr Vertrauen und Ihr Geld nur so lange, wie wir Ihnen echten Mehrwert liefern.
Nein. Das Angebot, das wir Ihnen machen, ist vollständig und transparent. Einrichtung, Support und reguläre Updates sind im monatlichen Preis enthalten. Sollten zusätzliche Entwicklungsleistungen anfallen, sprechen wir das vorher ab und holen Ihre Genehmigung ein.
AutomateX bereitet Antworten vor. Das finale Versenden bestätigt immer ein Mensch – außer bei klar definierten Standardantworten, für die Sie vorher explizit die Freigabe erteilt haben (z.B. automatische Eingangsbestätigungen). Sie behalten zu jeder Zeit die volle Kontrolle.
AutomateX ist so gebaut, dass alles Unsichere zur menschlichen Prüfung eskaliert wird. Bei niedrigerer Konfidenz (z.B. unter 80%) landet die E-Mail automatisch zur manuellen Prüfung in Ihrer Inbox – mit der Einschätzung des Systems als Hilfe. Das System lernt aus Korrekturen und wird im Lauf der ersten Wochen kontinuierlich besser.
Deutsch ist die Hauptsprache. Englische E-Mails werden vollständig verstanden und können wahlweise auf Englisch oder Deutsch beantwortet werden. Weitere Sprachen (Französisch, Spanisch, Türkisch u.a.) sind auf Anfrage möglich. Mehrsprachige Betriebe können AutomateX so konfigurieren, dass es in der Sprache des Absenders antwortet.
Ja. AutomateX läuft 24/7 – inklusive Nächte, Wochenenden und Feiertage. E-Mails, die außerhalb der Öffnungszeiten eingehen, werden sofort verarbeitet. Montagmorgens findet Ihr Team alles bereits sortiert und priorisiert vor – statt einem Stapel ungelesener Nachrichten.
Ja. Über eine einfache Oberfläche können Sie Kategorien, Antwortvorlagen, Weiterleitungsregeln und Prioritäten selbst anpassen. Für tiefergehende Anpassungen steht Ihr persönlicher Berater zur Verfügung – in der Regel innerhalb eines Werktags.
15–20 Minuten. Kein Verkaufsgespräch. Wir analysieren gemeinsam, wo Ihr größter Zeitverlust steckt – und zeigen ehrlich, ob und wie AutomateX helfen kann.
Wir haben Ihre Anfrage erhalten und melden uns innerhalb von 4 Stunden bei Ihnen.